hero title

De raad van commissarissen houdt toezicht op de strategie, de bedrijfsvoering en op de bestuurder van de vennootschap.

De huidige strategie van Meerlanden ziet op de periode 2016-2020. De bestuurder heeft in het eerste kwartaal een update van de strategie aan de raad van commissarissen gegeven, waarbij de relevante ontwikkelingen zijn geschetst en de aandachtspunten voor de lopende strategieperiode zijn benoemd. In deze update zijn diverse ontwikkelingen weergegeven, zoals de gemeente- raadsverkiezingen, gemeentelijke herindelingen & samenwerkingen, gemeentelijke keuzes ten aanzien van onderhoud en beheer van de openbare ruimte en afval, de versnelling in de biobased en circulaire economie en marktontwikkelingen. Wij hebben kennisgenomen van de mogelijke impact hiervan op de positie en het risicoprofiel van Meerlanden. De raad en de bestuurder hebben hierover uitgebreid van gedachten gewisseld.

We hebben onder meer aandacht besteed aan het zogeheten Grondstoffenakkoord (2017) en de vijf transitieagenda’s (2018) voor ketens en sectoren met een relatief grote impact en milieudruk: (a) biomassa & voedsel, (b) kunststoffen, (c) maakindustrie, (d) bouw en (e) consumptiegoederen. De transitieagenda’s ten aanzien van consumptiegoederen, biomassa en voedsel, en kunststoffen zijn met name relevant voor Meerlanden.

Meerlanden zet in op vijf strategische stromen: biomassa, textiel, AEEA, PMD en GFT. De ontwikkelingen van andere stromen volgt Meerlanden nauwgezet. Wij steunen deze aanpak.

In het verzorgingsgebied van Meerlanden zijn er meerdere gemeenten die een ambtelijke en/of bestuurlijke samenwerking overwegen of reeds hebben ingezet. Zo werken de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen ambtelijk samen binnen de werkorganisatie HLTsamen. De gemeenten Noorwijk & Noordwijkerhout en de gemeenten Haarlemmermeer & Haarlemmerliede & Spaarnwoude zijn gefuseerd per 1 januari 2019. Deze ontwikkelingen zijn van belang voor de positie van Meerlanden en de dienstverlening aan de betrokken gemeenten. Dit brengt positieve mogelijkheden, maar soms ook negatieve risico’s met zich mee. De raad van commissarissen heeft vastgesteld dat Meerlanden hierop zoveel als mogelijk anticipeert en laat zich over verdere ontwikkelingen regelmatig informeren.

Een aanvankelijk negatieve ontwikkeling - het besluit van de gemeente Aalsmeer in 2017 om de dienstverleningsovereenkomst inzake het beheer en onderhoud van de openbare ruimte niet te verlengen vanaf 1 januari 2020 - is in de overgang naar 2019 ten positieve gekeerd. De gemeente heeft inmiddels besloten het gehele werkpakket te continueren bij Meerlanden. De gemeente Lisse heeft aangegeven zich te heroriënteren met betrekking tot de dienstverlening beheer en onderhoud van de openbare ruimte na 1 juli 2019. Dit hangt samen met de participatie van deze gemeente in de werkorganisatie HLTsamen. Deze ontwikkeling heeft de aandacht van de raad van commissarissen.

In maart 2018 is het uniform tarievenbeleid met betrekking tot afvalbeheer voor de aandeelhoudende gemeenten door de raad van commissarissen en de algemene vergadering van aandeelhouders goedgekeurd. Het goedgekeurde beleid harmoniseert de tarieven tussen de gemeenten die aandeelhouder zijn in Meerlanden. Invoering van het beleid vindt plaats per 1 januari 2019. Meerlanden en de gemeenten werken gezamenlijk aan een verbreding van het uniform tarievenbeleid zoals voor straatreiniging en gladheidbestrijding. Ook de contractvoorwaarden worden in het kader van uniforme tarieven geharmoniseerd. Deze ontwikkelingen verlagen volgens de raad het risicoprofiel van de onderneming. Wij zien dit als een belangrijke mijlpaal die bijdraagt aan de verdere versteviging van en transparantie in de samenwerkingsrelatie tussen Meerlanden en de gemeenten. De raad laat zich over de voortgang informeren en feliciteert de vertegenwoordigers van de gemeenten en Meerlanden met het bereikte resultaat.

Meerlanden heeft onderzoek gedaan naar het benutten van restwarmte die vrijkomt bij het composteringsproces en naar het gebruik van biomassa zoals snoeihout uit de buitenruimte. De bestuurder heeft een haalbaarheidsstudie verricht en een gevoeligheidsanalyse uitgevoerd voor de oprichting van een lokaal warmtebedrijf en aanleg van een warmtenet ten behoeve van een nabijgelegen bedrijfsterrein. Deze zijn besproken met de raad van commissarissen. Voor de haalbaarheid zijn subsidie en publiekrechtelijke medewerking alsmede afnemers en waarde-onderbouwing belangrijke voorwaarden.

In het vierde kwartaal heeft een studie- en strategiemiddag van de raad van commissarissen plaatsgevonden over de voor Meerlanden relevante landelijke en regionale ontwikkelingen en over de inrichting van de governance van Meerlanden.

Onderwerpen zoals ’klimaatverandering & energietransitie’, ‘circulaire economie’, ‘ontwikkelingen in de openbare ruimte’, ‘mens & werk’; ‘de arbeidsmarkt in ontwikkeling’ en ‘ontwikkelingen in gemeenteland’ zijn als belangwekkend geïdentificeerd. Op deze wijze zijn de onderzoeken voor de strategievorming voor de periode 2020-2024 in een vroeg stadium gestart en in een open dialoog met de raad besproken. In deze fase van de strategievorming vervult de raad een klankbord- en adviesfunctie voor de bestuurder. Eind 2019 is de formele besluitvorming voorzien door de raad en de algemene vergadering van aandeelhouders.

Eind 2018 is de zittingstermijn van de heer Spijkers als commissaris bij Meerlanden afgelopen. De heer Spijkers was statutair niet meer herbenoembaar wegens het bereiken van het maximum aantal (her)benoemingstermijnen. De heer Spijkers heeft gedurende 12 jaar een belangrijke bijdrage geleverd aan onder meer de governance van de vennootschap. Hij bracht zijn politiek-bestuurlijke ervaring in, hetgeen van grote waarde was bij het toezicht op Meerlanden als overheidsonderneming. De raad kijkt terug op een plezierige samenwerking met de heer Spijkers. De raad heeft een nieuwe commissaris in zijn midden verwelkomd; de heer Schaaij is op voordracht van de raad door de algemene vergadering van aandeelhouders per 14 december 2018 benoemd als commissaris bij Meerlanden. De heer Peters is door de aandeelhouders herbenoemd als voorzitter van de raad; per 1 januari 2018 start zijn derde zittingstermijn.

Vergaderingen van de raad en zijn commissies

De raad van commissarissen is in 2018 regulier zeven keer bijeengekomen. Daarnaast hebben extra vergaderingen plaatsgevonden over de onderwerpen zoals invoering van het uniform tarievenbeleid voor afvalbeheer en voor de eerdergenoemde strategie- en studiemiddag. Tot slot heeft eind 2018 de jaarlijkse zelfevaluatiebijeenkomst plaatsgevonden over het eigen functioneren van de raad en de wisselwerking tussen de raad en de bestuurder. In totaal is de raad in 2018 tien keer bijeengekomen.

Tijdens een aantal vergaderingen van de raad van commissarissen zijn door medewerkers van Meerlanden presentaties gegeven over onderwerpen die voor de raad van belang zijn zoals de mogelijke ontwikkeling van een warmtebedrijf, strategische afval- en grondstofstromen, de inrichting en uitvoering van de financiële administratie en de inbesteding van activiteiten door gemeenten. De raad heeft zich op deze wijze laten informeren over deze onderwerpen en hierover met de bestuurder van gedachten gewisseld. In 2018 zijn verder nog de volgende thema’s aan de orde gekomen:

  • strategische samenwerkingen;
  • kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu;
  • integriteit en veiligheid;
  • omgevingsmanagement;
  • begroting, investeringen en financiering;
  • wet- en regelgeving en belastingen (waaronder invoering vennootschapsbelasting);
  • bestuursverslag, accountantsverslag, managementletter en jaarrekening;
  • toetsing nevenfuncties bestuurder;
  • plan van opvolging raad van commissarissen;
  • reglementen raad van commissarissen.

Binnen de auditcommissie en de remuneratie- & governance commissie van onze raad is een aantal onderwerpen verdiepend besproken, ter voorbereiding van de behandeling in de raad van commissarissen.

De auditcommissie heeft stilgestaan bij het onderwerp ‘de effectiviteit en betrouwbaarheid van de administratieve organisatie en interne beheersing rondom de financiële rapportageprocessen en systemen’. Specifiek betrof dit de beweging binnen Meerlanden van een taakgerichte organisatie naar een meer procesgerichte organisatie. Een meerjarig traject dat de aandacht van de auditcommissie heeft. De auditcommissie heeft in 2018 verder aandacht gegeven aan de budgetontwikkeling voor ICT instandhouding en vernieuwing. Hieruit volgde dat Meerlanden in staat wordt geacht om voldoende financiële middelen vrij te maken uit de lopende operaties om te investeren in vernieuwing en innovatie. Verder heeft de auditcommissie zich op de hoogte gesteld van de systematiek van doorbelastingen van kosten binnen de groep van ondernemingen van Meerlanden volledig intracomptabel verwerkt. De auditcommissie heeft zich mede op basis van de door de bestuurder aangeleverde analyses verdiept in de mogelijke financiële gevolgen van de beëindiging van de dienstverleningsovereenkomst openbare ruimte Aalsmeer per 2020.

De invoering van vennootschapsbelasting voor overheidsondernemingen is ook in 2018 een terugkerend onderwerp van gesprek geweest. De reikwijdte van de invoering van deze belasting voor de branche van Meerlanden is in 2018 definitief komen vast te staan. Verder zijn in de auditcommissie de managementletter en het accountantsverslag aan de orde geweest en is het functioneren van de accountant geëvalueerd. Tenslotte zijn het jaarverslag 2017 en de begroting 2018 in detail besproken. De auditcommissie heeft in 2018 viermaal vergaderd.

De remuneratie- & governancecommissie is in 2018 driemaal bijeengekomen. Deze bijeenkomsten zijn onder meer gebruikt voor het jaarlijkse afsprakengesprek en functioneringsgesprek met de bestuurder. Verder is door de commissie stilgestaan bij het salarishuis van Meerlanden. Ook zijn de jaarrapportages inzake integriteit en privacy besproken. De commissie heeft zich voorts laten informeren over de naleving van wet- en regelgeving door Meerlanden. Ook zijn de governance van Meerlanden en het plan van opvolging van de raad van commissarissen aan de orde gekomen De commissie heeft tot slot de zelfevaluatie en de studie- en strategiemiddag van de raad van commissarissen geïnitieerd. Eind 2018 is door de raad van de commissarissen de remuneratie- & governancecommissie gesplitst in twee afzonderlijke commissies met een toegesneden bemensing op basis van specialisme.

In 2018 heeft een lid van onze raad tweemaal een zogeheten overlegvergadering van de ondernemingsraad, in de zin van artikel 24 van de Wet op de ondernemingsraden, bijgewoond.

Jaarrekening

Onderdeel van het voorliggende jaarverslag is de jaarrekening die door BDO Audit & Assurance B.V. is voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Het geconsolideerde resultaat na belastingen over 2018 van De Meerlanden Holding N.V. bedraagt € 2.687.

De raad van commissarissen stelt voor:
(a) de jaarrekening vast te stellen overeenkomstig artikel 28 lid 5 van de statuten;
(b) en het resultaat te verdelen conform onderstaand overzicht en met inachtneming van het dividendbeleid en van artikel 29 van de statuten:
(1) € 1.344 als dividend aan houders van gewone aandelen;
(2) € 1.343 het restant, toe te voegen aan het eigen vermogen.

De raad van commissarissen verzoekt de aandeelhouders conform artikel 28 lid 5 van de statuten decharge te verlenen aan: (a) de bestuurder voor het gevoerde beheer;
(b) en de commissarissen voor het gehouden toezicht.

Woord van dank

Wij stellen vast dat Meerlanden ook in 2018 goede prestaties en een gezond financieel resultaat heeft gerealiseerd en wij bedanken graag alle medewerkers, de ondernemingsraad en de directie voor hun inzet en betrokkenheid. Wij wensen iedereen van Meerlanden niet alleen succes bij het realiseren van de individuele opgaven en bedrijfsdoelstellingen maar ook veel werkplezier in het dagelijkse werk.

Rijsenhout, 9 mei 2019

De raad van commissarissen P.G. Peters, voorzitter